請求事務_行動指針

請求ミス、請求書、明細書、実績記録の報告漏れをすることで売上にならないことにつながってしまう。それは、スタッフの給料を確保できなくなってしまうことにつながるため、そういった請求ミスや報告ミスがおこらないようにするための行動指針

請求事務に関する問題抽出

・請求ミス、報告ミスはなぜ起こるのか？

※社長より
何が原因で、どこに課題があるのかを把握できておらず、頑張る、気をつけるといったことで片付けてしまっている。介護業界全体の悪習慣である。原因を見つける、探るといったことをしてきていないことが根本的な原因である。より的確に作業原因を把握し改善、改革していくことでミスを防ぐことができる。作業手順を見直し、どこで報告をしているのか、時間、曜日等を確認しミスが起こる箇所を抽出。

生活介護

①利用票の準備(手書き入力用)【30秒】
②Blue Oceanシステム起動【1分】
③実績入力画面起動【30秒】
④1名ずつ利用状況を確認。時間、送迎、欠席【30分】
⑤ワイズマンUSB差し込み【30秒】
⑥ワイズマン起動【1分】
⑦Blue Oceanより実績取り込み【30秒】
⑧状況一覧より実績記録表作成、印刷【3分】
⑨実績記録表印刷【5分】
⑩実績記録表　再確認指示【30分】
⑪実績確定後、自立支援給付より、明細書作成,請求書作成【3分】
⑫実績記録への押印依頼【2日間】
⑬明細書、請求書印刷【5分】
⑭実績記録、明細書、請求書をCSVへ変換【3分】
⑮インターネット請求【5分】
⑯実績押印後、実績記録、明細書、請求書のPDF保存
⑰実績記録、明細書、請求書のファイル綴じ
⑱メッセンジャーへ報告
【※⑨での報告漏れ】

特定相談

①簡易入力システムの起動【30秒】
②特定相談の請求対象者の確認(モニタリング報告書)【15分】
③システムの入力【10分】
④請求書の印刷【5分】
⑤請求書のCSVファイル作成【5分】
⑥インターネット請求【3分】
⑦請求書のPDF保存【10分】
⑧請求書綴じ(穴あけ、ファイル綴じ、ファイリング)【5分】
⑨メッセンジャーへ報告
【※⑨での報告漏れが発生している。】

日中一時

①利用表準備【30秒】
②HDD差し込み【10秒】
③請求関係起動【30秒】
④利用表より、実績確認【15分】
⑤島田、藤枝、焼津の順で実績記録入力。
※島田、藤枝は1件のため先に行う。
⑥実績記録から、明細書の入力。単価×地域単価
⑦2名体制で、計算をし確認をする。
⑧計算確認後、請求書作成
⑨請求書確認※サービス提供月、¥マーク、口座番号【3分】
⑩確認後、印刷【5分】
⑪社長への押印依頼【2日】
⑫押印後、PDF保存【5分】
⑬メッセンジャーへ報告。【3分】
⑭市町へ提出
【※⑬で報告もれ】
【※⑭、⑥、⑨で入力ミス】

【起こる原因の検証と分析結果の標記】

・手順の作業途中まで進めているものの、他の作業が途中で割り込んだり、訪問等の時間になるなど、中断してしまうことが多い。
・一連の作業手順を最後まで一貫して完了することができていない。悪いときには、数日に分けて行っていることがある。
・中断して作業を再開するため、前回どこまで行ったかが不明瞭になっている。
・⑨の報告は、作業と作業の合間に取り組むことがほとんど。

上記の結果、報告漏れが発生すると考えられる。

【改革案を策定＝起きない行動模範を策定】

社長より助言
・お金を扱うときには、むやみに人を増やすことは作業を増やすことにつながる。
・少人数で、確実に時間内で完遂することが必要。
・取り組む時間を変えることで、解決するのではないか。

作業時間の確保、請求事務以外の作業をしない。むやみに人を介入させない。という点に注意し、必要な行動指針を作成。

行動指針

・請求事務は、その他の業務、作業(特定相談や生活介護、利用者に関わる作業)を完了した時間で取り組む。
・17:30以降で電話や利用者対応がない時間帯かつ、請求事務以外の作業は行わないようにする。
・必ず完遂して終了する。
・データ名の分かりやすい名称へ変更
現行→変更後
【○○市特定相談】　→国保連【特定相談（○○市）】
【○○市国保連】　　→国保連【生活介護（○○市）】
【○○市障害児相談】→国保連【障害児相談（○○市）】
【○○市地域生活】　→市町請求【地域生活（○○市）】
【一時預かり請求】→利用者負担金【一時預かり等請求】
上記の標記に統一する。